Pour être qualifié d'usage, l'avantage accordé doit remplir toutes les conditions suivantes :

• Il doit être général, c'est-à-dire qu'il doit être accordé à tout le personnel ou au moins à une catégorie du personnel (par exemple, ouvriers de la maintenance).
• Il doit être constant, c'est-à-dire attribué régulièrement (exemple : une prime versée depuis plusieurs années).
• Il doit être fixe, ce qui implique qu'il soit déterminé selon des règles précises (exemple : une prime dont le mode de calcul est défini et fixé à l'avance avec des critères objectifs).

Par exemple, une prime de fin d'année accordée à tout le personnel tous les ans depuis 5 ans est un usage d'entreprise.

Le salarié qui demande l'application d'un usage doit apporter la preuve de son existence. Il peut le faire par tout moyen : témoignages d'autres salariés, bulletins de salaire, affichage dans l'entreprise, etc.

L'employeur peut remettre en cause un usage sans avoir à motiver ou à justifier sa décision. Il doit toutefois respecter la procédure suivante :

• informer le comité social et économique (CSE),
• informer individuellement chaque salarié concerné par lettre simple ou recommandée (un affichage ou la diffusion d'une note interne ne suffit pas),
• et respecter un délai de prévenance suffisant pour laisser place à une négociation.

À la fin du délai de prévenance, les salariés ne peuvent plus prétendre au maintien de l'avantage que l'employeur leur accordait jusque-là.

Cette procédure doit être respectée, même si l'employeur et les salariés sont d'accord sur la suppression de l'usage en question.

Si les règles ne sont pas respectées, l'usage d’entreprise continue de s'appliquer et les salariés peuvent réclamer son maintien à l'employeur. Ils peuvent également saisir directement le conseil de prud'hommes.